Článek 1
Úvodní ustanovení
Tato organizační směrnice, v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679/EU o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), upravuje způsoby nakládání s osobními údaji při jejich zpracování a používání v případech, kdy správcem osobních údajů je 1.RK Nedvědice z.s.
Článek 2
Působnost směrnice
Tato směrnice je závazná pro všechny osoby v zaměstnaneckém či obdobném poměru k 1.RK Nedvědice z.s. a řeší nakládání s osobními údaji. V tomto případě administrativní pracovník zajištující prodej a evidenci povolenek.
Článek 3
Vymezení základních pojmů
- Osobní údaj – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
- Zvláštní kategorie osobních údajů – genetické údaje, což jsou osobní údaje týkající se zděděných nebo získaných genetických znaků fyzické osoby, které poskytují jedinečné informace o její fyziologii či zdraví a které vyplývají zejména z analýzy biologického vzorku dotčené fyzické osoby.
Biometrické údaje, což jsou údaje vyplývající z konkrétního technického zpracování týkající se fyzických či fyziologických znaků nebo znaků chování fyzické osoby, které umožňuje nebo potvrzuje jedinečnou identifikaci, například zobrazení obličeje nebo daktyloskopické údaje.
Údaje o zdravotním stavu, jsou osobní údaje týkající se tělesného nebo duševního zdraví fyzické osoby, včetně údajů o poskytnutí zdravotních služeb, které vypovídají o jejím zdravotním stavu.
Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
- Zpracování osobních údajů – zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů jako je shromáždění[1]), zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
- Správce – správcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení.
- Zpracovatel – zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
- Souhlas – souhlasem subjektu údajů je jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Článek 4
Zpracování osobních údajů
- Spolek zpracovává osobní údaje subjektů (rybářů). Seznam agend obsahující osobní údaje je přílohou č. 1 této směrnice. Seznam obsahuje popis, jak je s osobními daty nakládáno, kde jsou data uloženy a kdo k nim má přístup.
- Osobní údaje lze zpracovávat a uchovávat za předpokladu, že
- zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce
- subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním
- Shromažďování osobních údajů může být vykonáváno pouze za účelem, pro který jsou zpracovávána.
- Každý zaměstnanec, který pracuje s osobními údaji, je povinen zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které získal v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů. Pokud zjistí, že zpracovávané osobní údaje nejsou s ohledem na stanovený účel přesné, provede bez zbytečného odkladu přiměřená opatření, zejména zpracování blokuje a osobní údaj opraví nebo doplní anebo zlikviduje.
- Při použití osobních údajů v rámci plnění pracovních úkolů jsou zaměstnanci povinni se chovat tak, aby nedošlo k porušení zabezpečení, které vede k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů (způsob zabezpečení osobních údajů obsahuje Čl. 32 obecného nařízení o ochraně osobních údajů).
- Za ochranu dat a osobních údajů odpovídá každý zaměstnanec, který data a osobní údaje zpracovává. Za jejich ochranu odpovídá též přímý nadřízený těchto zaměstnanců. Ten je povinen provádět kontrolní činnost a při ní ověřovat, zda s osobními údaji je nakládáno podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů a této směrnice.
Článek 5
Doba zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů může být vykonáváno jen po nezbytně nutnou dobu. Pomine-li účel, pro který byly osobní údaje zpracovávány, zpracování musí být ukončeno. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely archivace, vědeckého či historického výzkumu a statistické.
Článek 6
Osobní údaje v listinné podobě
Při práci s nimi musí zaměstnanci spolku dbát zvýšené opatrnosti. K dokumentům mají přístup jen ti zaměstnanci, kteří přístup k těmto dokumentům nezbytně potřebují k výkonu svých pracovních činností. Dokumenty musí být zabezpečeny proti odcizení a prohlížení nepovolanými osobami. Po skončení rybářské sezóny jsou zlikvidovány.
Článek 7
Mlčenlivost
Zaměstnanci, kteří zpracovávají osobní údaje nebo k nim mají přístup, jsou povinni zachovávat mlčenlivost jak o těchto osobních údajích, tak o všech technickoorganizačních opatřeních na jejich ochranu. Tato povinnost trvá i po skončení pracovního poměru zaměstnance.
Článek 8
Likvidace osobních údajů
- Pomine-li účel, pro který byly osobní údaje zpracovávány, je nutné provést jejich likvidaci.
- Data uchovávaná na datových nosičích jsou po uplynutí rybářské sezóny likvidována.
- Data z přepisovatelných datových nosičů jsou vymazána, nosiče, u kterých tuto operaci nelze provést jsou zlikvidovány fyzicky tak, aby nebyla možná jejich rekonstrukce.
- Likvidaci provádí administrativní pracovník. O každé likvidaci osobních údajů je proveden zápis, který je podepsán předsedou spolku. Zápisy o provedené likvidaci jsou ukládány.
Článek 9
Závěrečné ustanovení
- Tato směrnice je nedílnou součástí vnitřních předpisů spolku 1.RK Nedvědice z.s.
Tato směrnice byla výborem schválena dne 31. 1. 2019
Seznam a popis agend obsahujících osobní údaje
Spolek 1.RK Nedvědice z.s. vykonává následující agendy, při jejichž zpracování dochází ke zpracování osobních údajů.
- Seznam dětských a dospělých povolenek pro danou rybářskou sezónu – jedná se jmenný seznam majitelů povolenky na místní rybník. Povolenka je platná pouze jednu rybářskou sezónu, na kterou byla povolenka vydaná. Po skončení sezóny se povolenky odevzdají k evidenci úlovků. Poté jsou povolenky likvidovány.
- Jmenný seznam je zpracován v elektronické podobě. Soubor je uložen na pevném disku zaheslovaného osobního počítače administrativního pracovníka spolku 1.RK Nedvědice. K souboru/složce má přístup pouze administrativní pracovník. Data nejsou využívána k jiným účelům, než je potřebná evidence majitelů povolenek na místní rybník.
- Po odevzdání povolenek všemi rybáři jsou data z uplynulé rybářské sezóny smazána a papírové povolenky zlikvidovány.